Privacybeleid

Over ons

Wij zijn Aethon Holding B.V., actief onder de label ‘Aethon’. Aethon is gevestigd te (2289 CL) Rijswijk aan de Braillelaan 9 en is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, tezamen met de navolgende ondernemingen:

  • haar dochtermaatschappijen, waaronder Aethon Zorgt B.V., Aethon Publica B.V. en Aethon Kids B.V., die eveneens actief zijn onder de label ‘Aethon’;
  • haar dochtermaatschappijen, waaronder Samen Zorgt B.V., Samen Overheid B.V., Samen Wonen B.V. en Samen Onderwijs B.V., die actief zijn onder de label ‘Samen Professionals’;

hierna zowel individueel als tezamen te noemen ‘onze organisatie’ of ‘wij’.

Wat wij doen

Onze organisatie is gespecialiseerd in het tewerkstellen van studenten en young professionals in de (semi) publieke sector, in het bijzonder de sectoren zorg, kinderopvang, primair onderwijs, woningcorporaties en overheid. Specifiek bestaat de dienstverlening van onze organisatie uit:

  • uitzenden en detachering;
  • werving & selectie;
  • personeelsmanagement (waaronder loopbaanmanagement en planning).

Hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens

Dit Privacy Statement omvat een beschrijving van hoe wij met jouw privacy omgaan en is met de grootst mogelijke zorg samengesteld en afgestemd op de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Dit Privacy Statement is van toepassing op alle verwerkingen van jouw persoonsgegevens door onze organisatie.

Wanneer jouw persoonsgegevens worden verwerkt

Wij verwerken jouw persoonsgegevens vanaf het moment dat je jouw gegevens op www.samenprofessionals invult of achterlaat, je fysiek of digitaal inschrijft, dan wel je jezelf op enig andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.
Tevens verwerken wij jouw persoonsgegevens als deze door jou zijn geplaatst op publieke middelen waaruit zou kunnen blijken dat je geïnteresseerd zou kunnen zijn in de dienstverlening van onze organisatie, dan wel als je deze hebt verstrekt aan derde partijen die commerciële diensten verlenen aan of ten behoeve van onze organisatie. In dat geval word je binnen 4 weken na het eerste moment van verwerking door ons benaderd om akkoord te gaan met dit Privacy Statement. Hebben wij jouw akkoord hierop niet tijdig ontvangen, dan zullen wij de verwerking beëindigen en zorgdragen voor verwijdering van jouw persoonsgegevens uit ons systeem.

Om jouw privacy te waarborgen, verwerken wij niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk is. Daarnaast sluit onze organisatie met haar klanten geheimhoudingsovereenkomsten en/of overeenkomsten met daarin bepalingen ter waarborging van jouw privacy. Indien en voor zover persoonsgegevens worden verstrekt aan leveranciers die zijn aan te merken als verwerkers, heeft onze organisatie met hen verwerkersovereenkomsten gesloten.

Website

Onze website kan worden bezocht zonder dat wij daarbij persoonsgegevens van de websitebezoeker nodig hebben. Wanneer je via www.samenprofessionals een contactformulier invult, of indien je via www.samenprofessionals een sollicitatie instuurt, worden er door onze organisatie wel persoonsgegevens verwerkt.

Tijdens het bezoek www.samenprofessionals wordt een cookie (een klein tekstbestandje) aangemaakt en opgeslagen op jouw computer of ander local device (zoals een tablet of smartphone) dat je op dat moment gebruikt. Deze cookies worden geraadpleegd door onze systemen ter verbetering van het gebruiksgemak van www.samenprofessionals. Onze organisatie plaatst de navolgende functionele cookies op de website:

  • cookies die ervoor zorgen dat bezoekers bij een volgend bezoek automatisch worden herkend en cookies die de voorkeursinstellingen van bezoekers onthouden. Hiermee wordt het gebruiksgemak vergroot;
  • cookies waarmee je onze berichten of webpagina’s kunt promoten op social media. Deze social media platformen hanteren hun eigen privacy statements; en
  • cookies die statistieken bijhouden, waarmee wij onder andere kunnen zien hoelang bezoekers de website gebruiken en welke pagina’s worden bezocht. Hiermee kunnen wij continu verbeteren en aansluiten op de behoefte van de bezoekers.

Daarnaast kan www.samenprofessionals gebruikmaken van cookies die jouw persoonlijke klikgedrag inzichtelijk maken om de effectiviteit van de website te kunnen beoordelen. Dit betekent dat wij het verloop van jouw bezoek aan de website opslaan, waarbij het IP-adres ook door onze organisatie wordt geregistreerd. Het persoonlijke klikgedrag wordt niet gebruikt voor doeleinden van profilering.

Categorieën van persoonsgegevens

Onze organisatie verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor haar dienstverlening. Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die door jou worden verstrekt. Meer specifiek gaat het om de navolgende categorieën van persoonsgegevens:

i) Sollicitatieprocedure

Bij inschrijving:

  • NAW gegevens en contactgegevens;
  • geboortedatum en geslacht;

(optioneel)

  • curriculum vitae (CV), informatie over opleiding-, stage- en werkervaring.

Tijdens het selectieproces:

  • curriculum vitae (CV), informatie over opleiding-, stage- en werkervaring;
  • gegevens over trainingen en cursussen;
  • gegevens over gewenste beroepen/functies, beschikbaarheid en verlof;
  • pasfoto en video (introductie) – op vrijwillige basis.

Mochten wij meer persoonsgegevens van je ontvangen dan het bovenstaande dan verwijderen wij die direct, tenzij je expliciet aangeeft waarvoor wij deze gegevens mogen gebruiken.

ii) Dienstbetrekking

Op het moment van tewerkstelling bij of via onze organisatie, dan wel de noodzakelijke periode daarna:

  • arbeidsovereenkomst, loonheffingsformulier, alsmede lease- en/of scholingsovereenkomst(en) (indien van toepassing);
  • kopie diploma’s en certificaten, alsmede (kopie) Verklaring Omtrent Gedrag (indien noodzakelijk);
  • nationaliteit, BSN-nummer, kopie ID bewijs, alsmede (kopie) A1-certificaat of werkvergunning (indien van toepassing);
  • rijbewijsnummer (bij het aangaan van een leaseovereenkomst);
  • betaalgegevens;
  • overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.

iii) Overig

Ten behoeve van het onderhouden van zakelijke relaties (klanten en leveranciers):

  • namen, contactgegevens en functies van contactpersonen.

Bij bezoek van de website:

  • IP-adres;
  • klikgedrag.

Doelen

Onze organisatie verwerkt jouw persoonsgegevens voor de uitvoering van haar dienstverlening. Specifiek worden jouw persoonsgegevens verwerkt voor de navolgende doeleinden:

  • het doen van aanbiedingen en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten, zodat deze beter afstemmen op jouw wensen en kwaliteiten;
  • het doen van benaderingen voor commerciële aanbiedingen die voor jou interessant kunnen zijn;
  • het beoordelen van jouw geschiktheid voor één van onze opleidingsprogramma’s;
  • het beoordelen van jouw geschiktheid en beschikbaarheid voor een vacature, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten, referentiechecks, social media etc.;
  • het aangaan of onderhouden van een dienstverband of bemiddelingstraject en hiervoor de relevante administratie uit te voeren;
  • het nakomen van en voldoen aan onze re-integratieverplichtingen;
  • het kunnen vastleggen van opdrachten bij klanten in overeenkomsten met klanten ten behoeve van de tewerkstelling en deze overeenkomsten met klanten te kunnen onderhouden en nakomen;
  • het bevorderen van jouw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid;
  • het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid, alsmede het uitoefenen van audits en accountantscontroles;
  • het behalen van managementdoeleinden, waaronder managementinformatie;
  • het behalen van kwaliteitsdoeleinden, zoals certificering;
  • het naleven van verplichtingen vanuit wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot arbeidswetgeving en fiscale- en sociale zekerheidswetgeving;
  • het beveiligen en optimaliseren van de website (bijv. voor het vastleggen van IP-adressen).

Grondslagen

Onze organisatie verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van de navolgende grondslagen:

  • toestemming – i) Sollicitatieprocedure voor zover geen andere grondslag aanwezig is;
  • noodzakelijk ter uitvoering van de overeenkomst – i) Sollicitatieprocedure (o.b.v. een bemiddelingsovereenkomst) en ii) Dienstbetrekking;
  • noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting – ii) Dienstbetrekking;
  • noodzakelijk ten behoeve van een gerechtvaardigd belang – iii) Overig.

Bij verwerking op basis van de grondslag ‘toestemming’ heb je te allen tijde het recht om de toestemming tot verwerking in te trekken. Wil je gebruikmaken van het recht tot intrekking van toestemming? Neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming.

Bewaartermijnen

De bewaartermijnen die onze organisatie hanteert, zijn afhankelijk van het noodzakelijkheidscriterium vanuit de AVG, met in acht name van de toepasselijk wettelijke bewaartermijnen tot zeven jaar.

Kandidaten

Jouw persoonsgegevens bij aanmelding zijn voor onze organisatie beschikbaar tot uiterlijk één jaar na einde van het sollicitatietraject en daartoe toestemming hebt gegeven. Zonder toestemming op dit Privacy Statement worden jouw persoonsgegevens maximaal bewaard tot 4 weken na eindiging van het sollicitatietraject. Indien je niet meer bemiddeld wilt worden, is er de mogelijkheid om jezelf uit te schrijven via www.samenprofessionals (opt-out).

Werknemers

Jouw persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na einde van het dienstverband. Bepaalde persoonsgegevens zijn ten behoeve van bijvoorbeeld wettelijke verplichtingen, claims en audits langer beschikbaar voor onze organisatie.

Zakelijke relaties

Onze organisatie verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee zij zaken doet voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten, een zakelijke relatie te onderhouden, dan wel een overeenkomst te sluiten en onderhouden. Persoonsgegevens van zakelijke relaties worden bewaard voor zolang dit noodzakelijk is ten behoeve van het onderhouden daarvan.

Websitebezoekers

Jouw persoonsgegevens die zijn verkregen vanuit logfiles en websitetoezicht worden maximaal bewaard tot 6 maanden na het verkrijgen daarvan.

Rechten van betrokkenen

Als betrokkene heb je meerdere rechten, waaronder: informatierecht, inzagerecht, aanvulling- en rectificatierecht, recht op vergetelheid, recht op beperking van de verwerking, bezwaarrecht en recht op dataportabiliteit. Meer informatie omtrent voornoemde rechten is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegeven, via de navolgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-nieuwe-europese-privacywetgeving/rechten-van-betrokkenen
Wil je gebruikmaken van één of meerdere van deze rechten? Neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming. Het is belangrijk dat de Functionaris Gegevensbescherming jouw identiteit kan verifiëren door middel van het stellen van passende controlevragen. Het is niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien.

Ontvangers

Onze organisatie kan jouw persoonsgegevens doorgeven aan klanten, leveranciers, overige zakelijke relaties en overheidsinstanties. Onze organisatie zal jouw persoonsgegevens uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Mochten wij jouw persoonsgegevens om andere redenen verstrekken aan deze derden dan zijn wij verplicht om eerst hiervoor jouw toestemming te verzoeken.
Onze organisatie houdt bij het verstrekken van persoonsgegevens aan derden rekening met jouw belangen en verstrekt niet meer gegevens dan noodzakelijk. Onze organisatie hanteert hierbij passende maatregelen ter beveiliging van jouw persoonsgegevens. Jouw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Beveiliging en bescherming

Onze organisatie doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen en te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot jouw persoonsgegevens.

Datalek melden

Heb je het vermoeden dat jouw persoonsgegevens terecht zijn gekomen bij derden die hiertoe geen recht hebben? Neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming. Wij verzoeken je deze informatie niet verder te verspreiden en dragen er zorg voor dat de impact van betrokkenen zo klein mogelijk blijft.

Functionaris Gegevensbescherming

De directie van onze organisatie heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons? Neem dan op kantoortijden contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming per e-mail via privacy@aethon.nl of telefonisch via +31 (0)88 035 1500.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij je graag verder als je klachten hebt over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan. Op grond van de AVG heeft eenieder het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kan contact worden opgenomen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Dit Privacy Statement kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, indien nieuwe wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft. Het meest actuele Privacy Statement is te vinden op www.samenprofessionals en kan op verzoek worden toegestuurd per post of per e-mail. In dit Privacy Statement wordt altijd de laatste datum van wijziging aangegeven. Dit Privacy Statement is voor het laatst gewijzigd op 1 januari 2021.